Per migliorare la leggibilità dei dati possiamo modificarne l’aspetto scegliendo una differente formattazione. Per cambiare le dimensioni del carattere, selezionare la cella, e dalla casella Dimensione carattere del menu Home scegliere o digitare un nuovo valore. Per cambiare il tipo di carattere basta sceglierlo dall’elenco a discesa della casella Tipo di carattere del menu Home.

E’ possibile applicare al carattere uno stile Grassetto, Corsivo, Sottolineato, premendo i rispettivi tasti del menu Home. E’ possibile cambiare il colore standard (nero su sfondo bianco) alle celle e al loro contenuto. Per cambiare il colore del carattere delle celle selezionate basterà premere la freccetta al fianco del pulsante Colore carattere del menu Home (la A sottolineata col colore impostato) e selezionare il colore desiderato.

Per cambiare il colore di sfondo delle celle selezionate, basterà invece premere la freccetta del tasto Colore riempimento (il secchiello sottolineato col colore impostato) del menu Home e selezionare il colore desiderato, oppure se vogliamo inserire un motivo geometrico, tasto destro, Formato celle, scheda Riempimento, selezionare il Colore sfondo, il Colore motivo, lo Stile motivo o un effetto di riempimento sfumato.

Per rendere la formattazione di una cella o un insieme di celle identica ad altre basterà selezionare la cella di cui si vuole copiare il formato, premere il tasto Copia formato (quello col pennello) del menu Home e selezionare la cella o le celle che si vogliono formattare allo stesso modo: il formato (colore celle, caratteri, allineamento, ecc.) diverrà identico alla cella da cui lo abbiamo copiato.