Per scegliere un particolare formato dei dati di una cella, selezionarla col tasto destro, Formato celle…, e dalla scheda Numero scegliere dall’elenco Categoria il tipo di dato da immettere nella cella (data, numero, testo, valuta, ora, ecc.). Il formato Stile separatore inserisce il punto per separare le migliaia e due cifre decimali dopo la virgola: per applicarlo basta selezionare la cella e premere il tasto Stile separatore del menu Home. Per aumentare o diminuire il numero di decimali dopo la virgola bisogna selezionare la cella con il valore numerico e premere i tasti Aumenta decimali e Diminuisci decimali tante volte quanti decimali vogliamo incrementare o diminuire .
Tali formattazioni possono essere anche applicate selezionando col tasto destro la cella, Formato celle…, scheda Numero, scegliendo Numero dall’elenco Categoria, spuntando Usa separatore delle migliaia, e impostando il numero di cifre dopo la virgola nella casella Posizioni decimali. Se scriviamo una data usando come separatore – oppure /, Excel la riconosce e le applica il formato data. Anche ad un normale numero intero possiamo applicare un formato data, in quanto Excel identifica con il numero 1 la data 1/1/1900 e aumentando il numero di ogni unità, la data aumenta di un giorno.
Per formattare il contenuto di una cella come data basta selezionarla col tasto destro, Formato celle…, dalla scheda Numero scegliere nell’elenco Categoria la voce Data e nella casella Tipo il tipo di visualizzazione della data (per es. 11/11/04, oppure 11-ott.-2004, ecc.) cosicché in qualsiasi modo scriviamo la data nella cella, sarà modificata col tipo di formattazione che le abbiamo applicato. Il formato valuta, oltre a mostrare nella cella il simbolo della valuta scelta o dell’Euro, inserisce il separatore delle migliaia e due decimali dopo la virgola. Per applicare a una cella il formato valuta selezionarla e premere dal menu Home il tasto Valuta oppure Euro. In alternativa possiamo selezionare la cella col tasto destro, Formato celle…, dalla scheda Numero scegliere nell’elenco Categoria la voce Valuta, nella casella Posizioni decimali impostarne il numero, e nella casella Simbolo scegliere la valuta che vogliamo utilizzare. Il formato percentuale oltre ad aggiungere il simbolo % moltiplica il numero della cella selezionata per 100.
Se per esempio vogliamo scrivere in una cella 20%, il numero da digitare sarà 0,2, dopodiché possiamo applicare alla cella (o a più celle) il formato percentuale, premendo il tasto Stile percentuale del menu Home o premendo il tasto destro, Formato celle…, scheda Numero, infine scegliendo Percentuale dall’elenco Categoria.
Nella finestra Formato celle vi è anche la scheda Protezione che permette di bloccare o nascondere celle, ma solo se abbiamo attivato la protezione del foglio.